Persze minden esemény más és más (konferencia, kongresszus, workshop, munkaebéd, gála), azért a főbb pontok általában megegyeznek, ezért a legrutinosabb megrendelőnek is érdemes pipálásra készen tartania ezt a felsorolást. Itt a 6 legfontosabb jellemző:
Könnyű megközelíthetőség
Minél könnyebben elérhető, annál többen jelennek meg a meghívottak közül. Az sem utolsó szempont – különösen, ha Budapestre tervezzük az eseményt -, hogy legyen elérhető parkolóhely a közelben.
Terek, szekciótermek nagysága és száma
Rendezvényünk jellegétől függően nem kizárt, hogy azonos időben egymástól jól elválasztható termekben történnek az események, ugyanakkor előtte-utána egy nagyobb előadóteremre is szükség van. Gálák és nagyobb konferenciák, kiállítások esetén a befogadóképesség létkérdés, érdemes az elsők között ezt a kérdést tisztázni.
Felszereltség, infrastruktúra
A mosdók száma és állapota ennek csakúgy része, mint a technikai felszereltség. Általában költségkímélőbb, ha az adott helyszín rendelkezik modern felszereléssel, ha nekünk kell rendelni külön hangosítást például, az sokkal drágább szokott lenni és a szervezést is bonyolítja
Mozgathatóság, rugalmasságMivel a rendezvénytípusok eltérnek egymástól, fontos, hogy jól átalakítható, átrendezhető belsővel rendelkezzen a kiválasztott helyszín. Könnyen mozdítható székek, asztalok, felszerelések bevetése indokolt jellemzően. Nem várt eseményekhez szükség lehet takarító és technikai személyzetre, nekik a rendezvény alatt elérhetőnek kell lenniük. A rugalmasság kérdése akkor kerül előtérbe, ha nem várt esemény miatt tud csúszva indulni az esemény - például egy rendkívüli forgalmi dugó miatt nem érkeznek meg a vendégek a megadott időre – és ez nem jár plusz költséggel.
Catering
Na igen, az egyik legfontosabb, a felszolgált fogások milyensége nyomot hagy a vendégekben, ha jól sikerül a menüt kiválasztani, éveken át emlegetik majd „azt a bizonyos rendezvényt, ahol olyan jó ettek”. Persze nem minden rendezvény jár ebéddel vagy gálavacsorával, de jellemzően egy snack/kávészünet az esemény része szokott lenni. Az a legoptimálisabb eset, ha a kiválasztott helyszínnek van saját konyhája. A rendezvényessel beszéljük át az elképzeléseinket, de ne akarjuk megszabni lépésről lépésre a fogásokat, ha jó helyet választunk, nagy rutinnal rendelkeznek, nekünk pedig érdemes elhinnünk, hogy jót akarnak nekünk. Ha nincs konyha, akkor meg kell nézni, milyen lehetőségek vannak a felszerelések és az étel beszállítására, tárolására.
A személyzet szakértelme, udvariassága
mindent el tud rontani, ha a személyzet nem elég képzett, rugalmas, kedves vagy nem elég hozzáértő. Mindenképpen jó helyen vagyunk, ha minden kérdésre csípőből tudják a választ, hiszen nekik van a legnagyobb helyszínismeretük.
Ár-érték arány
Egyes felmérések szerint ez a legfontosabb tényező, ami igaz is, hiszen az adott megrendelő egy bizonyos költségkerettel rendelkezik az adott esemény kapcsán, amelyet viszont csak akkor tudunk megállapítani, ha a fentieket már tisztáztuk. Ez tulajdonképpen azt a döntést segít letisztázni, hogy melyik az a helyszín a szóba jöhető sok közül, ahol a pénzünkért a legtöbb szolgáltatást kapjuk.
Ha minden pontra kielégítő választ kaptunk, kezdjünk egyeztetni a helyszín rendezvényesével. Ők nem csak azért vannak, hogy többet kelljen fizetnünk, hanem azért, mert olyan helyszínismerettel, tapasztalattal rendelkeznek, amelyek révén magasan a legtöbb és legnagyobb segítséget nyújthatja ahhoz, hogy eseményünk valóban sikeres és emlékezetes legyen.
