Eventrend kezdőlapEventrend kezdőlapeventrend-logo-mobileventrend-logo-mobil
  • HOTEL
  • EVENT
    • Catering & Programszervezés
    • Rendezvényhelyszín
    • Rendezvény ajánlatkérés
  • GASTRO
    • Vendéglátás
    • Étel házhozszállítás
    • Asztalfoglalás éttermeinkbe
  • KARRIER
    • Misszió
    • Vezetőink
    • Karrier
    • Befektetőknek
  • Magyar
  • Rendezvény
✕

Mit tudjon egy rendezvényhelyszín?

február 18, 2022
Akik már rutinosan szerveznek céges eseményeket, pontosan tudják, hogy igazi kihívás mindenben megfelelő helyszínt találni. Sokkal könnyebb a döntés, ha van egy gyorslistánk arról, milyen feltételeknek kell megfelelnie a kiválasztottunknak. Ez kifejezetten hasznos lehet azoknak, akiket hirtelen löknek a megrendelői/szervezői szerepkörbe.

Persze minden esemény más és más (konferencia, kongresszus, workshop, munkaebéd, gála), azért a főbb pontok általában megegyeznek, ezért a legrutinosabb megrendelőnek is érdemes pipálásra készen tartania ezt a felsorolást. Itt a 6 legfontosabb jellemző:


Könnyű megközelíthetőség

Minél könnyebben elérhető, annál többen jelennek meg a meghívottak közül. Az sem utolsó szempont – különösen, ha Budapestre tervezzük az eseményt -, hogy legyen elérhető parkolóhely a közelben.


Terek, szekciótermek nagysága és száma

Rendezvényünk jellegétől függően nem kizárt, hogy azonos időben egymástól jól elválasztható termekben történnek az események, ugyanakkor előtte-utána egy nagyobb előadóteremre is szükség van. Gálák és nagyobb konferenciák, kiállítások esetén a befogadóképesség létkérdés, érdemes az elsők között ezt a kérdést tisztázni.


Felszereltség, infrastruktúra

A mosdók száma és állapota ennek csakúgy része, mint a technikai felszereltség. Általában költségkímélőbb, ha az adott helyszín rendelkezik modern felszereléssel, ha nekünk kell rendelni külön hangosítást például, az sokkal drágább szokott lenni és a szervezést is bonyolítja

Mozgathatóság, rugalmasság

Mivel a rendezvénytípusok eltérnek egymástól, fontos, hogy jól átalakítható, átrendezhető belsővel rendelkezzen a kiválasztott helyszín. Könnyen mozdítható székek, asztalok, felszerelések bevetése indokolt jellemzően. Nem várt eseményekhez szükség lehet takarító és technikai személyzetre, nekik a rendezvény alatt elérhetőnek kell lenniük. A rugalmasság kérdése akkor kerül előtérbe, ha nem várt esemény miatt tud csúszva indulni az esemény - például egy rendkívüli forgalmi dugó miatt nem érkeznek meg a vendégek a megadott időre – és ez nem jár plusz költséggel.


Catering

Na igen, az egyik legfontosabb, a felszolgált fogások milyensége nyomot hagy a vendégekben, ha jól sikerül a menüt kiválasztani, éveken át emlegetik majd „azt a bizonyos rendezvényt, ahol olyan jó ettek”. Persze nem minden rendezvény jár ebéddel vagy gálavacsorával, de jellemzően egy snack/kávészünet az esemény része szokott lenni. Az a legoptimálisabb eset, ha a kiválasztott helyszínnek van saját konyhája. A rendezvényessel beszéljük át az elképzeléseinket, de ne akarjuk megszabni lépésről lépésre a fogásokat, ha jó helyet választunk, nagy rutinnal rendelkeznek, nekünk pedig érdemes elhinnünk, hogy jót akarnak nekünk. Ha nincs konyha, akkor meg kell nézni, milyen lehetőségek vannak a felszerelések és az étel beszállítására, tárolására.


A személyzet szakértelme, udvariassága

mindent el tud rontani, ha a személyzet nem elég képzett, rugalmas, kedves vagy nem elég hozzáértő. Mindenképpen jó helyen vagyunk, ha minden kérdésre csípőből tudják a választ, hiszen nekik van a legnagyobb helyszínismeretük.


Ár-érték arány

Egyes felmérések szerint ez a legfontosabb tényező, ami igaz is, hiszen az adott megrendelő egy bizonyos költségkerettel rendelkezik az adott esemény kapcsán, amelyet viszont csak akkor tudunk megállapítani, ha a fentieket már tisztáztuk. Ez tulajdonképpen azt a döntést segít letisztázni, hogy melyik az a helyszín a szóba jöhető sok közül, ahol a pénzünkért a legtöbb szolgáltatást kapjuk.


Ha minden pontra kielégítő választ kaptunk, kezdjünk egyeztetni a helyszín rendezvényesével. Ők nem csak azért vannak, hogy többet kelljen fizetnünk, hanem azért, mert olyan helyszínismerettel, tapasztalattal rendelkeznek, amelyek révén magasan a legtöbb és legnagyobb segítséget nyújthatja ahhoz, hogy eseményünk valóban sikeres és emlékezetes legyen.

Megosztás

Kapcsolódó bejegyzések

január 30, 2023

Emeld művészi szintre a rendezvényed!


Olvass tovább
január 30, 2023

Ünnepel a Symbol Budapest!


Olvass tovább
január 18, 2023

Álomesküvő? Váltsd valóra!


Olvass tovább

Legfrissebb cikkeink:

  • Emeld művészi szintre a rendezvényed! január 30, 2023
  • Ünnepel a Symbol Budapest! január 30, 2023
  • Álomesküvő? Váltsd valóra! január 18, 2023
  • Eventrend – Ahol azt kapod, amire szükséged van december 15, 2022
  • Nincs karácsony bejgli nélkül december 14, 2022

Kapcsolat


info@eventrend.hu

Gyors linkek


Adatkezelési tájékoztató
Karrier

Közösségi média


© 2019 Eventrend Group. Minden jog fenntartva. Weboldalt készítette: Alberti Dorina
    • Nem érhető el fordítás ehhez az oldalhoz