Kerek lesz a Touché Event éve
Siker, háromszorosan - az Eventrend család kreatív ügynöksége idén is csodaszép eredményeket ért el! A Touché Event ebben az évben 3 elismerésben is részesült. Ilyenkor nem csak büszkék vagyunk kollégáinkra, de kíváncsiak is. Angyal Csaba tulajdonos-ügyvezetővel a Cziniel cukrászdában találkoztunk, és egy nagy adag illatozó sajtos-tejfölös bundás kenyér falatozása közben beszélgettünk a Touché Event mindennapjairól.- Gratulálunk az idei évetekhez, most októberben különdíjas projektben voltatok érintettek a HR Komm Awards kapcsán, júliusban megkaptátok a Westend Legjobb Szolgáltatója díjat a Westend Tetőkert programjaival, februárban pedig – ismét – az UNICEO legviccesebb online karatén eseményében voltatok benne, amelyért a Shell KaranTV kapta meg az UNICEO Live Communication Awards FUNNIEST EVENT BORN DURING COVID IN HUNGARY 2020 díját. Ezek után dolgoztok még?
A.CS.: Most minden eddiginél többet. Csak szeptemberben 27 eseményünk volt. Számítottunk némi pörgésre, de ilyen megfeszített hónapra nem. Ez persze érthető, hiszen az egész covidos időszak után végre lett lehetőség céges rendezvényekre, ezért aztán nagyon sokan rápörögtek a csapatépítőkre. Azok a partnereink, akikkel az elmúlt 4-5 évben dolgoztunk együtt, hirtelen megjelentek, ugyanakkor a megrendelőink 30 százaléka teljesen új, ez különösen izgalmas így.
- Hogy találnak rátok az új ügyfelek?
A.CS.: Egyrészt az elmúlt években viszonylag erős Google optimalizálást csináltunk és bizonyos kulcsszavakra elég erős a Touché találati aránya. Másrészt ez a korábbi évek beszélgetéseinek és sikeres együttműködéseinek az eredménye: pontosabban, amikor egy-egy ügyfél 2-3 évvel ezelőtt kért egy-egy aktivitásra ajánlatot, amelyet sikeresen meg is valósítottunk, most újra eszébe jut, hogy az milyen jó volt, ezért újra keresi és felveszi a kapcsolatot velünk. Ekkor már sok esetben nemcsak egy-egy aktivitást, hanem nagyobb eseményrészeket, sőt komplett eseményeket is megrendel. Ez a tudatos kommunikációnk az, amely most visszaköszön: van 5-6 jól csengő horogaktivitásunk, ezekre építjük a hirdetéseinket. Ha bekerülünk egy új céghez, és úgy érezzük, hogy megfelelő a táptalaj, akkor máris jó helyen vagyunk a lehetőségeink ismertetéséhez. Innentől kezdve felépítünk – főleg Józsa Dián keresztül – egy ügyfélkapcsolati hálót, és időnként jelentkezünk náluk egy-egy kérdéssel, lesz-e esemény, vihetünk-e aktivitást, és előbb-utóbb (a meglévő ügyfelek 70 százalékára ez a jellemző), eljutunk oda, hogy komplett eseményt is megrendeljen, esetlegesen szállással, étkezéssel, fellépőkkel. Nálunk ez jól bevált taktika. Sosem akaszkodunk rá az ügyfelekre, nem tolakodunk, tényleg akkor hívjuk őket, ha valójában van hírértékű mondanivalónk. Visszatérő ügyfeleinknél ezek a megkeresések inkább baráti-emberi kapcsolatokon alapulnak már. Az ügyfélkapcsolati munkát természetesen a tudatos kommunikáció is erősíti. Social médiában heti-kétheti rendszerességgel posztolunk, amely bőven elegendő arra, hogy partnereink „képben” legyenek velünk kapcsolatban. Itt inkább törekszünk az igényességre, és annak az érzetnek a visszaadására, hogy a megjelent posztjainkból az jöjjön le, hogy milyenek vagyunk valójában. Tehát, ha egy új partner végig pörgeti a Facebook, vagy az Instagram oldalunkat azt érezhesse, hogy a Touché egy vidám, kreatív szakmai megoldásokat megvalósító, összetartó, igényes csapat/ügynökség.
- Honnan van a kreatív ötletek utánpótlása?
A.CS.: 2 évvel ezelőttig minden évben kimentünk Londonba, az egyik legnagyobb rendezvényes kiállításra. Itt ismerhettük meg zömében a legújabb trendeket, amelyek gyakran már abban az évben, de általában 1-2 év múlva megjelentek a magyar piacon is. Számos ott látott dekoráció, aktivitás és koncepció köszönt vissza a hazai eseményeken néhány hónap múlva. Ez egy jól érzékelhető rendszer volt, ezért, ha kint voltunk a kiállításon, pontosan tudtuk, hogy milyen trendek mellett építkezik majd a rendezvénypiac. Tehát ötleteink egy részét a kiállításokon látottak inspirálták, de emellett tudatosan olyan csapatot építettünk, amelyben megtalálhatók olyan „trendszetterek” is, akik rendszeresen szállítják a nyerő kreatív megoldásokat. Abból a szórásból, amelyet ők kikutatnak, utána néznek, kitalálnak, abból mindig van olyan, ami meg is tud valósulni. Így a kollégáknak is megvan a sikerélményük a kevésbé izgalmas időszakok és feladatok ellenére is. A dicséret erősen tovább tudja lendíteni ezt a kreatív folyamatot, vezetői szempontból ez fontos jellemzőnk. Arra jöttünk rá, hogy ha vannak ilyen kreatív fázisok (általában az év első hónapjai, amikor kevesebb az esemény), akkor érdemes a stratégiai jellegű, koncepciókra, nagyobb volumenű egyedi megoldásokra fókuszáló ötleteléseket erre az időszakra időzíteni. Nem véletlenül ekkor vannak a legnagyobb szakmai kiállítások is. Mindemellett a kreativitást serkenti a tudatos adatbázis építésünk is. A kapott hírleveleket, információkat nem kukázzuk megnyitás nélkül, hanem lementjük, később feldolgozzuk, kategorizáljuk. Például, ha új dekorációs cég jelenik meg, új koncepciókkal, az nekünk fontos információ. Később akár fontos partnerek is kerülhetnek ki közülük.

- Milyen attrakciók mennek a legjobban?
A.CS.: A Touché idén lett 10 éves, ez idő alatt rengeteg gyakorlathoz-tapasztalathoz jutottunk, szinte pontosan látjuk, mire van szükség, milyen ötleteket érdemes elraktározni, melyek azok, amelyek kitartanak 2-3 évig. Tudatosan monitorozzuk, milyen igények jelennek meg ötlet szinten, de még nincs rá megvalósult attrakció, vagy már létezik, de még kevés a bizalom iránta. Ilyen volt eleinte például a körpanorámás selfie, vagy a mozaikfal, amelyek elég drága aktivitások, így ki kellett várni, amíg a cégek rájönnek, hogy ezek a tényleg izgalmas szolgáltatások és megérik az árukat, mert csapatépítő koncepciók alapjai vagy motivációs motorjai lehetnek. Csak idő kérdése volt, amíg a cégek hozzászoktak, hogy amíg egy pálinkasarok 100 főre 200 ezer forintba került, addig egy mozaikfal 1 millió forint. Mára már egyre több ügyfél igényli a komplexebb élményt nyújtó, technikai alapra építkező, magasabb költségvetésű, de brandkommunikációs célra is tökéletesen alkalmas aktivitásokat.
- Átcsoportosítják a keretet?
A.CS.: Azt látjuk, hogy a rendezvénybüdzsék maximum az infláció százalékában emelkedtek, csak a kereten belüli elosztás mozog az igényeknek megfelelően. Például a korábbi csillivilli catering helyett trend lett a piknik jellegű, kóstolgatós, csipegetős kínálat. Ezekre lehet készülni, hiszen 70-80 százalékban jól látjuk, mik lesznek a trendek és a megjelenő igényekre azonnal tudunk reagálni. Az új kihívásoknak való megfelelés mellett az elmúlt 20 év top koncepciói közül a piacon jelenleg 30-40 féle koncepció mozog, ezeket próbáljuk olyan technika, szabadidős programbeli újdonságokkal feltupírozni, amitől megint trendivé és eladhatóvá válnak.
- A korábbi zárások eléggé megnehezítették a rendezvényszervezők életét, mi várható például most karácsonykor? Ez az egyik kiemelt időszak a szegmensben és még mindig érezhető a bizonytalanság…
A.CS.: Eddig érezhető volt a kivárás, de most már egyre inkább kezd felpörögni az érdeklődés, várhatóan november elején hoznak végleges döntést a cégek. Most kint van több mint 30 ajánlatunk, abból várhatóan 7-8 bizonyára realizálódik, de júliusban is csak 3 megrendelésünk volt szeptemberre és lett belőle 27. Nagyobb lezárásokra szerintünk már nem kell számítani, így például a tesztelésekre koncentrálunk, amelyek várhatóan megmaradnak.
- Mi változhat a rendezvényekben az eddigiekhez képest?
A.CS.: Amíg a covid mellettünk lesz, egyre valószínűbb, hogy a biztonság érdekében szétválasztják a különböző osztályokat, részlegeket és kisebb létszámú, vagy több napra szétnyújtott eseményeket rendeznek, akár ugyanarra a koncepcióra, dekorációra. Igazán különleges, hogy a hideg idő ellenére is egyre nagyobb az érdeklődés a szabadtéri céges rendezvényekre. Különösen a közeledő karácsony vonatkozásában. Az Uniceo (az egyik legtrendibb és legnívósabb nemzetközi szakmai szervezet, ami a nagy multinacionális cégeknél dolgozó rendezvényes, marketinges és HR-es vezetőket fogja össze) a top cégek rendezvényekért felelős kollégáinak rendezett egy konferenciát szeptemberben, ahol két partnerünk, a Westend és a Shell is részt vett. Most mi a Westend rendezvényszervező partnereként jelentünk meg, hogy bemutassuk a potenciális megrendelői körnek a Westend Tetőkertet, amelyet az elmúlt két évben fejlesztettünk és pozícionáltuk át közösségi térré. A beszélgetések során egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy sok cég gondolkodik open-air eseményben évzáró rendezvényként, amely jóval biztonságosabb a fertőzésveszély szempontjából, mint egy zárt térben megvalósult esemény. Ez maximálisan egybecsengett azzal az akkor még elképzeléssel, mára már elfogadott tervvel, hogy a Westend tetőkertjén, 3000 négyzetméteren létrejöjjön egy Winter Wonderland koncepció, jégpályával, körhintával, foodtruckokkal, kézműves termékeket árusító faházakkal. Ezt az egészet a cégek kibérelhetik akár egy egész estére és így megvan a komplett évzáró, vagy januárban például évnyitó program. A koncepció értékesítését már ezen a héten megkezdtük, amely a cégek és az ügynökségek számára is egyedülálló lehetőség, mert a megvalósulási költségek töredékéért szervezhetnek igényes dolgozói vagy brandkommunikációs eseményeket. Összegezve a Touché erre építi az év végi kommunikációját az ügyfelek irányába. Így nemcsak több variánsú kreatív megoldást tudunk kínálni, hanem az egyik legbiztonságosabb lebonyolítási formát is.
- A gyors alkalmazkodás még mindig a siker kulcsa, ha jól emlékszem, a karantén idején is voltak újításaitok…
A.CS.: Igen, volt online mikulás például, amikor előzetesen a szülők eldugták a kiszállított ajándékokat, amelyeket a munkahelyük rendelt meg és küldött ki a családokhoz, később pedig a céges Mikulás online visszaszámolása után a megadott jelre az összes csemete elkezdett egy időben ajándékokat keresni. Kommunikációs oldalról a szülőknek szólt, de a gyerekek rendkívül élvezték az egész helyzetet. Csináltunk több hibrideseményt is, amikor például egy stúdióból egy komplett koncepciót felépítve mutattunk be programot, fellépőkkel, zenekarokkal, stand up-pal. Volt olyan is, hogy kivittük a félig elkészített catering boxokat mintegy 100 helyre, és az eseményen mindenki elkészítette magának és a kollégák tudtak koccintani és együtt étkezni az online térben. A kreatív tartalmakra azért volt szükség, mert a cégek érezték, hogy az idő elteltével az online meetingek hatékonysága a home office-ban egyre inkább csökken, ezért valahogy fel kellett rázni a közösséget. Nagyon fontos szempont volt, hogy megragadjuk a dolgozók figyelmét az adott cég által kívánt szakmai koncepciónak megfelelően. Covidtól függetlenül is rugalmasan tudunk reagálni bármire, méghozzá azért, mert tudatosak vagyunk. Még mielőtt a nagyképű jelzőt ránk aggatnátok, elmondjuk, hogy ez abban nyilvánul meg, hogy uborkaszezonban az aktuális trendeket szem előtt tartva számos koncepcióalapot kidolgozunk a különböző rendezvénytípusokra. Majd, amikor megindul egy-egy bekérésdömping, akkor ezekre jóval gyorsabban tudunk reagálni és több idő marad a személyre szabott megoldások kitalálására is.
- Hogy lehet egy ekkora megrendelővel, mint a Westend ilyen hosszú időre egymásra találni és ilyen jól működő kapcsolatot kialakítani?
A.CS.: Még az első cégemnél, az első üzlettársammal 1997-től szerveztük a Duna Pláza és a Plaza Centers rendezvényeit 3 éven keresztül. Abban az időben „plázaspecialisták” voltunk, az az időszak volt a shopping center nyitások aranykora, volt munkánk bőven. Rengeteg tapasztalatot szereztünk ezen a területen. A korábbi kapcsolatok és közös munka eredményeként 2012-ben meghívást kaptunk a Westend rendezvényszervező pályázatára, ahol egy tender keretében prezentáltuk elképzeléseinket, rendezvénykoncepcióinkat a megadott céloknak megfelelően. A Westend akkori vezetősége bennünket választott és munkakapcsolatunk azóta is tart. Ez a kapcsolat már rég túllépett az egyszerű megbízás szintjén, részesei lettünk a ház életének.

- A meglévő megrendelőitek többek, mint üzleti partnerek?
A.CS.: Igen, nálunk a megbízóink nem csak azok alapján válnak fontossá, hogy mennyi pénzt költenek nálunk, hanem a kapcsolat minősége is fontos tényező. Ennek megfelelően csoportosítjuk a kapacitásainkat is. A régi megbízó kényelme, megbecsülése az elsődleges, vagyis mindennél fontosabb. Természetesen a bővülés miatt a new business partnerekre is koncentrálunk, de csak akkor, hogy ha mellettük minimum az elvárt igények szintjén ki tudjuk szolgálni meglévő partnereinket is. A minőségi ügyfélkezelés érdekében – szükség esetén - átcsoportosítjuk a kollégák erőforrásait, vagy veszünk fel munkatársat, ha szükséges. Ha az aktuális megrendeléseink túlcsordulnak, akkor egyre gyakrabban dolgozunk szabadúszó rendezvényszervezőkkel.
- Ez rengeteg munkát sejtet. Hányan vagytok most a cégnél?
A.CS.: 6-an vagyunk állandó munkatársak, és két gyakornokkal dolgozunk együtt. A válság előtt 8-an voltunk, de egy kollégánk elment babázni, a másik kollégánk máshová ment a karcsúsítás miatt, de mindkettőjükkel együtt dolgozunk alkalmi projekt szinten most is. Ezért is tudtunk sikeresen felállni, mert olyan a reputációnk a más utat választó kollégák között, hogy szívesen visszajönnek hozzánk, számíthatunk rájuk, jó hírünket viszik, ez számunkra nagyon fontos. Mivel most kevesebben vagyunk én is jobban kiveszem a részem a napi operatív munkából. Ez egyik nap kimondottan motivál, másnap meg idegesít. Szóval ebben van még mit fejlődnöm! Talán ehhez a témához kapcsolódik, hogy mi nem szeretnénk túl nagyra nőni. Mi ilyenek vagyunk és ez már megfogalmazódott bennünk évekkel ezelőtt és erre csak ráerősített a járványhelyzet, ahol a nagy cégek a szakmában komoly erőforrásvesztést szenvedtek el és anyagi áldozatot hoztak. Tehát a Touché egy boutique ügynökség. Mivel a rendezvényszervezés az egyik legnagyobb bizalmat feltételező hivatás, véleményünk szerint ezt nem is lehet más formában jól csinálni. Ehhez alakítottuk a csapatunkat is, vagyis megtehettük azt a luxust, hogy hűséges munkatársaink meglévő kompetenciáihoz hangoltuk a szükséges pozíciókat. Amihez nincs kompetencia azt vagy fejlesztjük, vagy pedig kiszervezzük.
- Hogy tudjátok ezt megvalósítani?
A.CS.: Ez egy tudatos elhatározás. Persze a korábban megélt bizonytalanság és folyamatos stressz hozta létre, de ez nem változtat a lényegen. Viszont azt nyugodt szívvel mondhatom, hogy ha az elmúlt 10 évet nézzük, akkor most a legjobb a csapat. Van egy nagyon precíz, szakmailag szigorú, de emberileg laza irodavezetőnk, Kata, aki egyben pénzügyesünk is. Józsa Dia, aki már 25 éve néhány év kivételével hűséges munkatársam, rendezvényigazgatóként irányítja a szakmai munkát és szó szerint ápolja a kapcsolatot legfontosabb partnereinkkel. Zoli szinte a cég alapítása óta velünk dolgozik hatalmas munkabírással és legalább akkora elhivatással. Ő koordinálja az összes aktivitásra vonatkozó ajánlatkérést és a Westend befogadott eseményeit is. Marci, aki már 5 éve erősíti a csapatunkat, a cég ötletgazdája, kreatív lángelméje, emellett két legnagyobb partnerünk rendezvényszervezője. Szabina .... szoktuk mondani szegény Szabina, akihez minden egyéb rendezvény kerül. Már 3 éve erősíti csapatunkat, a gyakornoki idő letelte után vált állandó, hihetetlen munkabírású csapattaggá.
- Hogy csapatépítenek a csapatépítők?
A.CS.: Ez a lehető legnehezebb dolog! Szégyellem is egy kicsit, hogy csak nagyon ritkán tudjuk tető alá hozni. Azt, hogy összejöjjünk egy ebédre, el tudjunk menni valahová, gyakorlatilag lehetetlen megszervezni, mert helyszínbejárás van, vagy esemény szervezése köti le a kollégák figyelmét. Ilyenkor nem lehet őket zavarni, sok esetben inkább az ad hoc megoldások működnek, például beviszek egy nagy tál szendvicset vagy rendelünk pizzát. Ha eljutunk csapatépítésre, mi is igényeljük és élvezzük az attrakciókat, voltunk kalandparkban már és szabadulószobában is, és mi legalább annyira élvezzük ezeket, mint az ügyfeleink. Rajta vagyunk, hogy összehozzuk.
