ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

1. A tájékoztató célja és hatálya

Jelen Adatkezelési Tájékoztató bemutatja, hogy az Eventrend Project Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság mint adatkezelő (a továbbiakban: „Adatkezelő”) hogyan kezeli a www.eventrend.hu weboldal látogatóinak, az EVENT és GASZTRO szolgáltatások iránt érdeklődőknek, a B2B és B2C rendezvény-ajánlatkérőknek, a rendezvénykatalógust igénylőknek, valamint az Adatkezelővel kapcsolatba lépő személyeknek a személyes adatait.

A tájékoztató különösen az alábbi adatkezelésekre terjed ki:

• a weboldal technikai működtetése, informatikai biztonsága és naplózása;
• általános kapcsolatfelvételi és üzleti megkeresések kezelése;
• B2B és B2C rendezvény-ajánlatkérések fogadása, strukturált feldolgozása és továbbítása;
• a megadott rendezvényparaméterek alapján lehetséges helyszínek ajánlása és rangsorolása;
• több rendezvényre irányuló B2B érdeklődések kiemelt ügyfélkapcsolati útvonalra irányítása;
• az ajánlatkérő által kiválasztott legfeljebb három helyszín üzemeltetőjének történő adattovábbítás;
• a rendezvénykatalógus letöltésének vagy megküldésének biztosítása, valamint külön, önkéntes hozzájárulás esetén hírlevél és közvetlen üzletszerzési kommunikáció;
• cookie-hozzájárulások és beállítások kezelése;
• közösségi média kommunikáció, panaszkezelés, érintetti kérelmek és adatvédelmi incidensek dokumentálása.

A jelen tájékoztató nem terjed ki az alábbi, külön dokumentációt igénylő adatkezelésekre:

• az egyes Eventrend-tagvállalatok vagy helyszínek saját weboldalain és saját szolgáltatási folyamataiban végzett adatkezelések;
• álláspályázatok és munkavállalói adatkezelések;
• nyereményjátékok, rendezvényregisztrációk és kamerás megfigyelés;
• az EVENTREND Club hűségprogram;
• a külön voucher- vagy ajándékutalvány-webshop, annak vásárlási, fizetési, számlázási és marketingfolyamatai.

2. Az adatkezelő és az adatvédelmi tisztviselő adatai

3. Az adatkezelés alapelvei

Az Adatkezelő a személyes adatokat az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), az információs önrendelkezési jogról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint az alkalmazandó magyar és uniós szabályok szerint kezeli. Ennek során különösen az alábbi elveket érvényesíti:

• jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság;
• célhoz kötöttség és adattakarékosság;
• pontosság és naprakészség;
• korlátozott tárolhatóság;
• integritás, bizalmas jelleg és kockázatarányos adatbiztonság;
• elszámoltathatóság és az adatkezelések dokumentálhatósága.

4. Az egyes adatkezelések

4.1. A weboldal technikai működtetése és informatikai biztonsága

4.2. Általános kapcsolatfelvétel és üzleti megkeresések

4.3. B2C rendezvény-ajánlatkérés

4.4. B2B rendezvény-ajánlatkérés – egy rendezvény

4.5. B2B rendezvény-ajánlatkérés – több rendezvény és kiemelt ügyfélkapcsolati útvonal

4.6. Helyszínajánlás, rangsorolás és legfeljebb három helyszín kiválasztása

4.7. Az ajánlatkérés továbbítása a kiválasztott helyszínekhez

4.7.1. A közös adatkezelés lényege

Az ajánlatkérő maga választja ki azt a legfeljebb három helyszínt, amelytől ajánlatot kér. A kiválasztott helyszínt üzemeltető társaságok az Eventrend Project Kft.-vel együtt, a jelen tájékoztatóban ismertetett közös adatkezelési rend szerint vesznek részt az ajánlat elkészítésében és az ehhez kapcsolódó kapcsolattartásban.

A közös adatkezelők közösen határozzák meg az ajánlatkérés fogadásának, továbbításának, értékelésének, az ajánlat elkészítésének és az ajánlatkérővel folytatott kapcsolattartásnak a célját és lényeges eszközeit. Az Eventrend Project Kft. biztosítja a központi űrlapot, a helyszínajánlást, a Dynex-rendszer központi működését, az elsődleges tájékoztatást és a kiválasztott helyszínekhez történő továbbítást. A helyszínt üzemeltető társaság ellenőrzi saját kapacitását és szolgáltatási feltételeit, elkészíti az ajánlatot, és az ajánlatkérővel közvetlenül egyeztet. A közös adatkezelés nem hozzájáruláson alapul, ezért a kiválasztott helyszínek bevonásához nem szükséges külön vagy helyszínenként ismételt hozzájárulás.

A felek közös adatkezelési megállapodásban rögzítik a GDPR szerinti feladataik megosztását, különösen a tájékoztatás, az érintetti kérelmek, az adatbiztonság, az incidenskezelés, a megőrzés és az adatfeldolgozók ellenőrzése tekintetében. Az érintett a GDPR szerinti jogait az Eventrend Project Kft.-vel és a kiválasztott helyszín üzemeltetőjével szemben egyaránt gyakorolhatja. A kérelmek összehangolásának elsődleges kapcsolattartási pontja az adatkezeles@eventrend.hu cím, de ez nem korlátozza az érintett azon jogát, hogy közvetlenül bármelyik közös adatkezelőhöz forduljon.

4.8. Rendezvénykatalógus letöltése vagy megküldése

4.9. Hírlevél és közvetlen üzletszerzési kommunikáció

4.10. Cookie-hozzájárulások és beállítások nyilvántartása

4.11. Közösségi média felületek

4.12. Panaszok és fogyasztói megkeresések kezelése

4.13. Érintetti kérelmek és adatvédelmi incidensek dokumentálása

4.14. Szabadszavas mezők és különleges személyes adatok

A rendezvény-ajánlatkérési folyamat első, központi szakaszában az Adatkezelő nem kíván egészségügyi, biometrikus, vallási, politikai vagy más, a GDPR 9. cikke szerinti különleges személyes adatot gyűjteni. Az ajánlatkérő ezért kizárólag a rendezvény előzetes tervezéséhez szükséges információt adja meg.

Ha a szolgáltatás későbbi előkészítése során például ételallergiára, akadálymentesítési igényre vagy más egészségügyi körülményre vonatkozó adat kezelése szükségessé válik, azt az ajánlatot ténylegesen kezelő helyszín külön, célhoz kötött és megfelelő jogalapon kialakított folyamatban kéri be. Az indokolatlanul megadott különleges adatot az Adatkezelő nem használja fel, hozzáférését korlátozza, és a lehető legrövidebb időn belül törli vagy továbbítás előtt eltávolítja.

5. Automatizált helyszínajánlás és profilozás

A weboldal ajánlatkérő modulja a rendezvényre vonatkozó válaszokat strukturáltan értékeli annak érdekében, hogy az érdeklődő számára releváns helyszíneket jelenítsen meg, illetve a több rendezvényre vonatkozó B2B igényeket központi ügyfélkapcsolati kezelésre irányítsa.

6. Sütik és hasonló technológiák

A weboldal sütiket, helyi tárolást, pixeleket, tageket és más hasonló technológiákat használhat. A működéshez feltétlenül szükséges technológiák a látogató által kért szolgáltatás biztosításához, a biztonsághoz, a munkamenethez és a cookie-választás tárolásához szükségesek. Az analitikai, marketing- és más nem szükséges technológiák kizárólag a látogató előzetes hozzájárulása után aktiválhatók.

A ténylegesen használt sütik és hasonló technológiák nevét, szolgáltatóját, célját, kategóriáját, élettartamát és – ahol releváns – az adattovábbításra vonatkozó információkat a CookieYes vagy Cookiebot részletes beállítási felülete tartalmazza. A lista a rendszeres technikai szkennelés és kategorizálás alapján naprakészen elérhető.

A látogató az első panelen az „Összes elfogadása”, az „Összes elutasítása” és a „Beállítások” lehetőségek közül választhat. A szükséges kategórián kívül egyik kategória sem lehet előre bekapcsolva. A hozzájárulás később a weboldalon folyamatosan elérhető lebegő ikon vagy a lábléc „Cookie-beállítások” linkje segítségével ugyanolyan egyszerűen módosítható vagy visszavonható, mint ahogyan azt a látogató megadta.

7. Címzettek, adatfeldolgozók és szolgáltatók

A személyes adatokhoz kizárólag azok a munkatársak és közreműködők férhetnek hozzá, akiknek arra feladatuk ellátásához szükségük van. Az Adatkezelő adatfeldolgozóival a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződést köt, a hozzáféréseket pedig szerepkörhöz kötötten és rendszeresen felülvizsgálja.

8. Harmadik országba történő adattovábbítás

Egyes technológiai, analitikai, marketing- vagy felhőszolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül is kezelhetnek adatokat. Ilyen adattovábbítás kizárólag megfelelő jogalap és a GDPR V. fejezete szerinti garanciák mellett történhet, például megfelelőségi határozat, standard szerződéses feltételek és szükség szerinti kiegészítő technikai intézkedések alkalmazásával.

Az alkalmazott szolgáltatókra, az adattárolás helyére és az adattovábbítási garanciákra vonatkozó aktuális információkat az Adatkezelő a szolgáltatói és technikai beállításoknak megfelelően tartja naprakészen. A cookie-khoz kapcsolódó szolgáltatók aktuális adatai a részletes Cookie-beállítások felületen ismerhetők meg.

9. Adatbiztonság

Az Adatkezelő a kockázatokkal arányos technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat. Ilyen intézkedések különösen:

• névre szóló, szerepkörhöz kötött és legkisebb szükséges jogosultság elve szerinti hozzáférések;
• többtényezős hitelesítés az adminisztrátori és CRM-fiókoknál, ahol elérhető;
• titkosított adatátvitel és biztonságos jelszókezelés;
• hozzáférési és biztonsági naplózás, rendszeres jogosultság-felülvizsgálat;
• biztonsági mentés, sérülékenység- és frissítéskezelés;
• adatfeldolgozói szerződések, titoktartási kötelezettség és incidensbejelentési rend;
• adatminimalizálás, megőrzési és törlési szabályok, valamint rendszeres cookie- és űrlapaudit.

10. Az érintettek jogai

Az érintett az adatkezelés jellegétől és jogalapjától függően az alábbi jogokat gyakorolhatja. A kérelmek elbírálásakor az Adatkezelő, illetve közös adatkezelés esetén a közös adatkezelők a GDPR feltételeit, az érintett személyazonosságának védelmét és más személyek jogait is figyelembe veszik.

A tájékoztatáshoz való jog: Az érintett jogosult világos, közérthető és könnyen hozzáférhető tájékoztatást kapni személyes adatainak kezeléséről. Ha az adatokat nem közvetlenül tőle szerezték meg, kérheti az adatok forrására vonatkozó rendelkezésre álló információt is.

Hozzáférési jog: Az érintett visszajelzést kérhet arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e. Ha igen, hozzáférést kérhet a kezelt adatokhoz, az adatkezelés céljaihoz, az adatkategóriákhoz, a címzettekhez vagy címzetti kategóriákhoz, a megőrzési időhöz, jogaihoz, az adatok forrásához, valamint az automatizált döntéshozatalra vonatkozó érdemi információkhoz. Kérheti a kezelt személyes adatok másolatát is; további másolatokért az adminisztratív költségeken alapuló észszerű díj számítható fel.

Helyesbítéshez való jog: Az érintett kérheti a rá vonatkozó pontatlan személyes adat indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését, valamint – az adatkezelés céljára figyelemmel – a hiányos adat kiegészítését.

Törléshez való jog: Az érintett kérheti személyes adatainak törlését, különösen ha az adatra már nincs szükség, visszavonja a hozzájárulását és nincs más jogalap, megalapozottan tiltakozik, az adatkezelés jogellenes, vagy a törlést jogi kötelezettség írja elő. A törlés nem kérhető többek között akkor, ha az adatkezelés jogi kötelezettség teljesítéséhez, közérdekű feladat ellátásához, vagy jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges.

Az adatkezelés korlátozásához való jog: Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását, ha vitatja az adatok pontosságát; az adatkezelés jogellenes, de törlés helyett korlátozást kér; az Adatkezelőnek már nincs szüksége az adatra, de az érintett jogi igényhez igényli; vagy az érintett tiltakozott, és a tiltakozás elbírálása még folyamatban van. Korlátozás alatt az adatot – a tárolás kivételével – főszabály szerint csak hozzájárulással vagy a GDPR-ban meghatározott más okból lehet kezelni.

Adathordozhatósághoz való jog: Ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és automatizált módon történik, az érintett kérheti az általa rendelkezésre bocsátott adatok tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban történő kiadását, továbbá – ha technikailag megvalósítható – más adatkezelőhöz történő közvetlen továbbítását. Ez a jog nem sértheti mások jogait és szabadságait.

Tiltakozáshoz való jog: Az érintett saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Ilyenkor az adatkezelés megszűnik, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos ok indokolja, amely elsőbbséget élvez az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy az adatkezelés jogi igényhez szükséges. Közvetlen üzletszerzés céljából végzett adatkezelés ellen az érintett bármikor, indokolás nélkül tiltakozhat; ezt követően adatai e célból nem kezelhetők tovább.

A hozzájárulás visszavonásához való jog: A hozzájárulás bármikor, indokolás nélkül és a megadásával azonosan egyszerű módon visszavonható. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtt, hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét. Cookie-hozzájárulás a Cookie-beállítások felületén módosítható; marketing-hozzájárulás az üzenetekben található leiratkozási lehetőséggel vagy az adatvédelmi elérhetőségen vonható vissza.

Automatizált döntéshozatallal kapcsolatos jogok: Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást – alapuló, rá nézve joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintő döntés, kivéve a GDPR-ban meghatározott eseteket. A weboldal helyszínajánló funkciója nem hoz ilyen döntést: a rendszer találatokat jelenít meg, a címzetteket az ajánlatkérő választja ki, az ajánlatokról pedig munkatársak döntenek. Az érintett ettől függetlenül kérhet tájékoztatást az alkalmazott logikáról, jelezheti a hibás adatot és emberi felülvizsgálatot kérhet.

A közös adatkezeléssel kapcsolatos joggyakorlás: Az ajánlatkérés közös adatkezeléssel érintett szakaszában az érintett kérelmét az Eventrend Project Kft.-hez vagy a kiválasztott helyszín üzemeltetőjéhez egyaránt benyújthatja. A felek a kérelmet egymás között haladéktalanul továbbítják és összehangoltan kezelik. Az elsődleges kapcsolattartási pont kijelölése nem korlátozza az érintett GDPR szerinti jogait.

11. Az érintetti kérelmek kezelése

Az érintett kérelmét az adatkezeles@eventrend.hu címre, az Eventrend Project Kft. egyéb elérhetőségére, illetve közös adatkezelés esetén közvetlenül a kiválasztott helyszín üzemeltetőjéhez is benyújthatja. A közös adatkezelők a kérelmet egymás között haladéktalanul továbbítják. A kérelemre indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a beérkezéstől számított egy hónapon belül válaszolnak. A kérelem összetettsége vagy a kérelmek száma indokolhatja a határidő további két hónappal történő meghosszabbítását; erről az érintettet az első hónapon belül, az okok megjelölésével tájékoztatják.

Ha az Adatkezelőnek megalapozott kétsége van a kérelmet benyújtó személy kilétével kapcsolatban, kizárólag az azonosításhoz szükséges további információt kérheti. A kérelmek teljesítése főszabály szerint díjmentes. Nyilvánvalóan megalapozatlan vagy különösen ismétlődő, túlzó kérelem esetén az Adatkezelő a GDPR feltételei szerint észszerű díjat számíthat fel vagy megtagadhatja az intézkedést.

12. Jogorvoslat

Ha az érintett úgy ítéli meg, hogy személyes adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz:

Az érintett bírósághoz is fordulhat. A pert – választása szerint – az Adatkezelő székhelye szerinti vagy a saját lakóhelye, illetve tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt indíthatja meg.

13. A tájékoztató módosítása és hatálybalépése

Az Adatkezelő a tájékoztatót különösen a weboldal funkcióinak, az ajánlatkérési folyamatnak, az adatkezelési céloknak, a szolgáltatóknak vagy a jogszabályi környezetnek a változása esetén módosíthatja. A mindenkor hatályos változat a weboldalon érhető el. Az érintettek jogait vagy az adatkezelés feltételeit érdemben érintő változásról az Adatkezelő megfelelő módon külön tájékoztatást ad.